Leitfaden zur Dokumentensicherheit
Metadaten von Dokumenten vor der Abgabe entfernen
Jede Datei enthält mehr, als auf dem Bildschirm zu sehen ist: den Namen des Autors, den Namen der Organisation, den Änderungsverlauf, die Erstellungszeit und bei Fotos zusätzlich GPS und Gerätemodell. Bei Ausschreibungen und im Schriftverkehr ist das eine unnötige Schwachstelle.
Was in einer Datei versteckt ist
Ein Word-Dokument speichert Autor, Firma, Bearbeitungszeit und Spuren von Änderungen. Ein PDF enthält Programm- und Autorendaten. Ein Foto die Aufnahmekoordinaten, das Kameramodell und die Uhrzeit. All das reist mit der Datei.
Warum das bei Ausschreibungen riskant ist
Aus Metadaten lässt sich ablesen, wer ein Angebot tatsächlich erstellt hat, wann und auf Basis welcher Vorlage. Mitunter verraten sie Verbindungen zwischen angeblich unabhängigen Bietern oder dass ein Dokument aus der Datei eines anderen entstanden ist.
Warum „Speichern unter“ nicht hilft
Einfaches Neuspeichern oder Konvertieren übernimmt die Metadaten oft in die neue Datei und fügt manchmal eigene hinzu. Nötig ist eine gezielte Bereinigung, die die versteckten Felder entfernt und nicht nur den sichtbaren Text.
Bereinigung vor dem Versand
Die Regel ist einfach: Jede Datei, die das Haus verlässt, wird zuerst von Metadaten befreit. Praktisch ist es, wenn das für Dokumente und Fotos in einem Schritt geschieht und am Ende eine Datei mit demselben Inhalt, aber ohne versteckte Spur steht.
Entfernen Sie die versteckte Spur aus Ihren Dateien
PerSeek bereinigt Metadaten von Dokumenten und Fotos, bevor Sie sie versenden, erhält den Inhalt und entfernt die versteckten Felder.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen zu Metadaten
Welche Dateien enthalten Metadaten?
Praktisch alle: Word-Dokumente und PDFs, Tabellen, Präsentationen und vor allem Fotos, die Koordinaten und Gerätedaten enthalten.
Verändert sich der Inhalt nach der Bereinigung?
Nein. Entfernt werden die versteckten technischen Felder, während der sichtbare Inhalt, also Text und Bilder, unverändert bleibt.
Genügt es, die Datei einfach zu konvertieren?
Nicht immer. Eine Konvertierung kann Metadaten übernehmen oder sogar neue hinzufügen. Zuverlässiger ist die gezielte Bereinigung der versteckten Felder.