Metadani CRM
Un ufficio gare in un unico spazio di lavoro
Da «partecipiamo» a un contratto firmato: pipeline, analisi dei documenti, calcolo di prezzo e margine, verifiche su concorrenti e controparti, approvazioni e un bot Telegram.
SaaS per la tua azienda, oppure licenza in sede per i grandi clienti.
Il problema
Una gara vive in cinque posti e non è di nessuno
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Email, chat e foglio di calcolo
La gara è in una lettera, il calcolo in Excel, la discussione in un messenger. Una settimana dopo nessuno ricorda a che punto sia la trattativa.
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Quaranta pagine di documenti
Requisiti degli offerenti, garanzie, scadenze e penali sono sparsi nel documento. Un requisito mancato e l'offerta viene respinta.
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Approvazione all'ultima ora
Il direttore finanziario vede il prezzo un'ora prima della scadenza. Il margine è stato calcolato a mano e nessuno sa se sia corretto.
Come funziona
Ogni gara segue un unico percorso
Clicca sulle schede: scendono lungo la pipeline e il pannello a destra mostra cosa succede in ogni fase.
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Aggiungi
Con «Aggiungi al CRM» da Radar, oppure tramite link. Scadenza, ente appaltante e valore sono subito visibili.
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Analizza e quota
Il sistema estrae requisiti, scadenze e rischi. Il calcolatore mostra prezzo e margine.
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Approva e presenta
Approvazioni basate sui ruoli, verifiche su controparti e concorrenti, notifiche Telegram.
Trovata1
Analisi2
Prezzo3
Approvazione4
Presentata5
Contratto6
Fornitura di server · Fase 2/6: Analisi
Estratti 12 requisiti per gli offerenti e 3 rischi: garanzia del 5%, consegna in 20 giorni, penale per ritardo di consegna.
Funzionalità
Strumenti di lavoro per un team gare
Pipeline dalla gara al contratto
Fasi, responsabili, scadenze e cronologia delle modifiche. Ogni trattativa ha un responsabile e tutti ne vedono lo stato. Una trattativa persa può essere riaperta indicando il motivo, e un'offerta non può essere presentata senza un prezzo.
Una gara da Radar con un clic
«Aggiungi al CRM» sulla scheda di una gara in Radar crea subito una trattativa in «Nuova»: i dati della gara, il verdetto «Partecipare?», la verifica della documentazione e un responsabile. Premerlo di nuovo non crea mai un duplicato. Anche una ricerca salvata in Radar alimenta le «Corrispondenze di gara» nel CRM: definisci cosa cercare in un unico posto. Dal CRM c'è un clic per Analytics di mercato, e i potenziali clienti di Analytics arrivano in «Lead»: un pulsante li trasforma in una trattativa nella pipeline.
Chi ha elaborato quante gare
Il report «Gare elaborate»: quante gare trovate ogni collaboratore ha visualizzato, preso in carico, rifiutato e perché, rimandato o lasciato scadere, più trattative, offerte e vittorie, per qualsiasi periodo e reparto, con esportazione in Excel. Per responsabili e amministratori.
Nulla va perso
Le gare trovate non vengono mai eliminate. Quelle che scadono senza una decisione passano silenziosamente in «Archivio / scadute»: l'elenco di lavoro resta pulito, l'archivio è a un filtro di distanza e conta nel report. Se la scadenza viene prorogata, la gara torna tra le nuove.
Fa per noi?
Ogni nuova gara in «Corrispondenze di gara» riceve una risposta («Partecipare / Sì, se… / Non fa per noi») con le motivazioni: se è ciò che fornite, se riuscite a farcela in tempo, se i requisiti sono d'ostacolo. Le notifiche arrivano solo per ciò che vale uno sguardo, una per gara.
Le gare prima che vengano bandite
Gli enti appaltanti acquistano ogni anno le stesse cose più o meno nello stesso periodo. «In arrivo» mostra questi acquisti con un mese di anticipo, così documenti e prezzo sono pronti prima che i concorrenti comincino.
Partecipare o no, a colpo d'occhio
Ogni trattativa mostra «Partecipare / Cautela / Non partecipare» con le motivazioni, in base allo storico di questo prodotto: quanti offerenti di solito partecipano, quanto scendono i prezzi, se i tuoi documenti sono pronti e la tua probabilità di vittoria. Quando i dati sono troppo pochi, lo dice.
Chi parteciperà
«Probabili offerenti»: chi parteciperà proprio per questo prodotto, presso questo ente, nella regione o in tutta l'Ucraina, e di quanto di solito abbassa il prezzo, in base allo storico delle gare Prozorro raccolto. Accanto, lo storico dell'ente con questo prodotto: se gli acquisti precedenti sono falliti e chi ha vinto l'ultimo.
Prezzo per vincere e margine
Il prezzo con cui probabilmente vincerai e la probabilità di vittoria a quel prezzo, in base ad acquisti simili di questo prodotto; la probabilità è nell'intestazione della trattativa. Il calcolatore mostra costo, ricarico, IVA e margine prima dell'invio dell'offerta, e le somme nel preventivo e nella trattativa restano allineate.
Cosa fare dopo
Ogni trattativa elenca i passi successivi: quando presentare e fino a quando chiedere chiarimenti all'ente, quali documenti obbligatori mancano, quale prezzo offrire e per quali concorrenti prepararsi. Una nuova trattativa calcola tutto questo da sola in un minuto.
Analisi automatica dei documenti
Requisiti degli offerenti, scadenze, garanzie, penali e insidie in una pagina invece di quaranta.
Passa a un reparto
Passa una trattativa alla contabilità o a un altro reparto: direttamente a un collaboratore, oppure al responsabile, che la assegna. La trattativa resta al suo titolare e la risposta e i file tornano al suo interno, senza copie. Un reparto vede la trattativa solo finché lavora a una richiesta e può rifiutarla con un motivo che il titolare vede subito.
Gruppi di aziende
Ukroboronprom, Naftogaz, Ukrzaliznytsia, Energoatom come un unico ente appaltante: ogni acquisto degli stabilimenti e delle filiali del gruppo, vincitori, prezzi e le tue trattative con esso.
Verifiche sulle sanzioni
Controparti e parti della trattativa vengono verificate sulle liste. Il risultato è memorizzato sulla scheda della trattativa.
Approvazioni e bot Telegram
Approvazioni basate sui ruoli con registro. Gli avvisi su scadenze, nuove gare e decisioni arrivano su Telegram.
Dopo la vittoria, niente routine
Il contratto viene creato da solo. Verbale e bolla di consegna per le consegne effettive, fattura e bozza di allegato richiedono un clic. Le modifiche al contratto registrate in Prozorro arrivano da sole.
Elimina per sempre
Ogni file nel CRM è conservato cifrato. «Elimina per sempre» distrugge un file in modo irrecuperabile, ed esce dai backup entro 14 giorni.
Tema scuro e telefono
Il CRM è scuro per impostazione predefinita, come il resto di Metadani; l'interruttore ☀/☾ attiva il tema chiaro. Sul telefono «⌂ Home» ti riporta indietro da qualsiasi sezione, «Corrispondenze di gara» si apre come schede e il radar ruota mentre il CRM si apre, come sul sito.
Ti serve un'implementazione chiavi in mano?
Configuriamo il CRM sui tuoi processi, trasferiamo i dati dal vecchio sistema e formiamo il team. Nel nostro cloud o sul tuo server.
Prezzo
Su richiesta
Dipende dal numero di utenti e dal formato: SaaS per la tua azienda, oppure licenza in sede per i grandi clienti. Lo calcoliamo durante la demo.
FAQ
Domande frequenti
Mi serve Radar per usare il CRM?
No. Metadani CRM è un prodotto separato; aggiungi una gara tramite link o a mano. Da Radar basta un clic su «Aggiungi al CRM».
Come viene distribuito il CRM?
SaaS: un ambiente separato per la tua azienda, con i tuoi dati isolati da quelli degli altri clienti. I grandi clienti possono scegliere una licenza in sede.
Quanto in fretta possiamo iniziare nel nostro CRM?
La procedura guidata «Primi passi» richiede pochi minuti: dati dell'azienda tramite codice ЄДРПОУ, reparti e colleghi della tua organizzazione sulla piattaforma, una prima ricerca di gare costruita sul tuo storico di partecipazioni (con una verifica «quante la scorsa settimana») e le tue vittorie e sconfitte su Prozorro degli ultimi 12 o 24 mesi importate come trattative chiuse per l'analisi. Ogni passaggio può aspettare.
Cosa succede ai dati se l'abbonamento non viene rinnovato?
Per una settimana il CRM funziona come sempre, con dei promemoria. Poi 30 giorni di accesso in sola lettura ed esportazione, e altri 30 giorni con l'accesso chiuso ma i dati conservati. Pagare in qualsiasi fase lo ripristina entro un minuto. 7 giorni prima dell'eliminazione inviamo un avviso e un'ultima esportazione: tabelle Excel e CSV, tutti i documenti decifrati, cronologie dei record. Un'esportazione può essere richiesta nel tuo account in qualsiasi momento.
Cosa analizza esattamente il sistema?
La documentazione di gara: requisiti degli offerenti, criteri di qualificazione, scadenze, garanzie e penali. Il risultato è un estratto strutturato che il tuo team verifica e completa.
Come funzionano le approvazioni?
Ruoli e ordine sono definiti per la tua azienda. Ogni decisione finisce in un registro e i responsabili ricevono una notifica Telegram.
Quanto costa?
Su richiesta, perché dipende dal numero di utenti e dal formato di distribuzione. Forniamo un'offerta precisa durante la demo.
Te lo mostreremo sulla tua gara
Porta una gara reale e in una demo di 30 minuti la seguiremo dall'importazione all'approvazione.