Ръководство за сигурност на документите
Почистване на метаданните на документите преди подаване
Всеки файл носи повече, отколкото се вижда: името на автора, организацията, историята на редакциите, времето на създаване, а при снимките — и GPS, и модела на устройството. При търгове и кореспонденция това е излишна уязвимост.
Какво е скрито във файла
Документ на Word съхранява автора, компанията, времето, прекарано в редакция, и следи от промени. PDF носи данни за приложението и автора. Снимката съдържа координатите на заснемане, модела на камерата и часа. Всичко това пътува заедно с файла.
Защо е рисковано при търгове
Метаданните могат да покажат кой всъщност е подготвил офертата, кога и по кой шаблон. Понякога разкриват връзки между привидно независими участници или че документът е направен от чужд файл.
Защо «запиши като» не помага
Простото презаписване или конвертиране на файла често пренася метаданните в новия файл, а понякога добавя и свои. Нужно е целенасочено почистване, което премахва скритите полета, а не само видимия текст.
Почистване преди изпращане
Правилото е просто: всеки файл, който напуска организацията ви, трябва първо да бъде освободен от метаданни. Удобно е документите и снимките да се обработват с една стъпка, а резултатът да е файл със същото съдържание, но без скрита следа.
Премахнете скритата следа от файловете си
PerSeek почиства метаданните на документи и снимки, преди да ги изпратите, запазвайки съдържанието и премахвайки скритите полета.
Въпроси и отговори
Често задавани въпроси за метаданните
Кои файлове носят метаданни?
Почти всички: документи на Word и PDF, електронни таблици, презентации и особено снимки, които съдържат координати и данни за устройството.
Променя ли се съдържанието след почистването?
Не. Скритите служебни полета се премахват, а видимото съдържание, текстът и изображенията, остава непроменено.
Достатъчно ли е просто да конвертирам файла?
Не винаги. Конвертирането може да пренесе метаданните или дори да добави нови. Целенасоченото почистване на скритите полета е по-надеждно.